Prawie każdy korzysta dziś z poczty elektroniczną… i prawie każdy popełnia mniejsze lub większe błędy. Część z nich jest błaha, inne są karygodne. Zrób rachunek sumienia i policz swoje błędy.
Niewiarygodny adres e-mail
Możesz mieć dopieszczoną treść maila, ale zgodzisz się chyba, że cukiereczek123@gmail.com nie brzmi zbyt profesjonalnie ;)
W komunikacji biznesowej pseudonim świadczy o braku profesjonalizmu. Podobnie, jak adres, który zawiera liczby. Ale na tym nie koniec — każdy dziś może założyć konto przy użyciu gmaila, czy innego dostawcy skrzynek elektronicznych. Skąd więc Twój odbiorca ma wiedzieć, że firma@gmail.com czy firma@wp.pl należą do Ciebie?
Zdecydowanie bardziej wiarygodnym i profesjonalnym będzie adres we własnej domenie. Własna domena to koszt około 100 złotych rocznie. Sam sobie odpowiedz czy warto.
Zły tytuł
Aż 40% osób nie otwiera maili o mało interesującym tytule. Click-through rate raczej nie będzie powalał, jeśli w tytule napiszesz: „Rowery: oferta”. Jaka oferta? Jakiego typu rowery? Dla kogo? Taki tytuł nie zachęca do kliknięcia. Oczywiście z atrakcyjnością tytułu nie należy przesadzać… Jeśli umieścisz w tytule clickbait, który nie odnosi się do treści wiadomości, to odbiorcy mogą zrezygnować z otwierania kolejnych maili od Ciebie. Tytuł powinien być krótki, streszczać to, co znajduje się w treści wiadomości i przykuwać uwagę.
Witam
To jeden z najczęściej popełnianych błędów. Zwrotem „Witam” może przywitać się jedynie gospodarz lub gospodyni z gośćmi. Takie rozpoczęcie wiadomości wskazuje na wyższość nadawcy, więc odbiorcy mogą zareagować na nią negatywnie. Nikt nie lubi być niżej w hierarchii. Najlepiej zupełnie zrezygnować z tego zwrotu w przestrzeni internetowej — stare, polskie „dzień dobry” pasuje wszędzie :)
Pominięcie form grzecznościowych
Oficjalna korespondencja powinna zaczynać się od zwrotu grzecznościowego, ale mailing jednak rządzi się swoimi sprawami i można nieco poluzować te zasady. Złotą zasadą jest, że powinniśmy dostosować formę zwracania się do swojego stylu, biznesu i adresata.
Nie podlega dyskusji, że trzeba pożegnać oraz przywitać się z odbiorcą. Można rozpocząć zwrotem „Szanowny Panie/ Szanowna Pani”. Jeśli forma maila jest mniej formalna, to można zacząć od „Dzień dobry”. Jeśli chcesz spersonalizować mail, to możesz przywitać się zwrotem: „Panie Mateuszu” czy „Pani Małgorzato”. Pamiętaj, żeby nie rozpoczynać wiadomości od jednego słowa, np.: „Szanowni”, „Drodzy”. Brzmi to sztucznie i nieprofesjonalnie.
Skróty
Może Ci się wydawać, że każdy odbiorca Twojego mailingu zna branżowe skróty. Lepiej jednak być ostrożnym i nie narażać się na złe zinterpretowanie wiadomości. Skróty mogą być odbierane też jako brak szacunku. Jeśli nie prowadzisz mailingu eksperckiego, to bezpieczniej jest z nich zrezygnować.
Przecinki w złym miejscu
Poprawne stosowanie znaków interpunkcyjnych w języku polskim bywa problematyczne. Najwięcej błędów dotyczy stawiania przecinków po powitaniu i pożegnaniu. Zasada jest prosta: po słowach przywitania stawiamy przecinek, a po formule kończącej, takiej jak: „Pozdrawiam”, „Z wyrazami szacunku” nie. Pamiętaj, że po podpisie nie stawiamy kropki!
Jak to powinno wyglądać w praktyce?
„Panie Marku,
(treść maila — rozpoczynając od małej litery)
Pozdrawiam
Jola”
Emotikony
Nie wszystkie maile do klientów muszą być utrzymane w poważnym tonie, ale z używaniem emotikonów trzeba być ostrożnym. Po pierwsze, emotki mogą być interpretowane na wiele sposobów. Po drugie, używanie emotikonów jest często odbierane jako brak profesjonalizmu i zbytnie spoufalanie się. Po trzecie — stosowane ich w dużej ilości, może rozpraszać i odwracać uwagę od treści maila.
Jeśli mimo wszystko nie udało mi się zniechęcić Cię do ich używania, to pamiętaj, żeby dodawać je tylko tam, gdzie będą adekwatne do treści i na pewno zostaną poprawnie zinterpretowane przez odbiorców.
Wielkie i małe litery
Kwestię interpunkcji mamy już za sobą, czas zająć się kolejną, która rodzi wiele wątpliwości. Jak to jest z tymi wielkimi i małymi literami?
- Gdy zwracasz się do adresata, zawsze rób to wielką literą: „Panie”, „Pani”, „Ci”, „Tobie”.
- Po przywitaniu, w kolejnej linii tekst należy zacząć małą literą.
- Nie krzycz — treść pisana wielkimi literami oznacza krzyk, a ten — tak jak w realnym świecie, nie jest wskazany w niektórych sytuacjach… Jeśli chcesz wyróżnić dany fragment tekstu, po prostu go pogrub.
Liczy się treść
Zanim wyślesz mail, upewnij się, że jest on bezbłędny, zrozumiały i czytelny. Każdą nową myśl najlepiej zaczynaj od akapitu. Jeśli rozpoczynasz od słów: „Szanowny Panie/ Szanowna Pani” to reszta maila też powinna być utrzymana w formalnym tonie. Jeśli zwracasz się do odbiorcy na „Ty”, to również zachowaj tę formę do końca wiadomości.
Najważniejsza rada — daj sobie chwilę po napisaniu tekstu i przeczytaj go jeszcze raz. Dzięki temu możesz dostrzec pomyłki, które umknęły Twojej uwadze podczas pisania. Wiele osób wskazuje, że najbardziej rażące błędy w newsletterach to błędy językowe. Zwróć na nie szczególną uwagę. Istnieje wiele bezpłatnych narzędzi, które sprawdzają tekst pod względem poprawności językowej i ortograficznej. Osobiście polecam Ci wtyczkę LanguageTool.
Zakończenie też jest ważne
Mail należy zakończyć zwrotem grzecznościowym. W zależności od tego, do kogo jest skierowany, możesz wybrać inną formę. W mailach formalnych można użyć sformułowań: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”. Mniej formalne maile można zakończyć: „Pozdrawiam” lub „Pozdrawiam serdecznie”.
Nietaktem zaś jest używanie zdań, które wymuszają na adresacie odpowiedź, na przykład: „Odpisz szybko!”.
Pamiętaj o linkach
Jeśli do wiadomości załączasz dodatkowe medium (np. filmik z Youtube’a czy link), warto poinformować o tym odbiorcę. Dzięki temu nie pominie załącznika i będzie wiedział, co się w nim znajduje. Nie podawaj niesprawdzonych linków. Ostatnie czego Twój odbiorca potrzebuje to wirusa…
Stopka
To ostatni element Twojego maila, ale nie oznacza to, że jest mało istotny. To swojego rodzaju wizytówka. Podczas kontaktów biznesowych nie dzielisz się wymiętoszonymi i pożółkłymi ze starości kartonikami z adresem prawda? Zadbaj więc o to, żeby i stopka nie była czymś, co odpycha Twojego odbiorcę
Oprócz danych kontaktowych powinna być zgodna z wymaganiami RODO. Możesz też wykorzystać jej potencjał i umieścić linki do swoich kont w social mediach. Dzięki stopce możesz też pokazać swoje osiągnięcia, umieścić certyfikaty, wyróżnienia oraz zdobyte nagrody. Oczywiście… wszystko z umiarem :)
Co by tu jeszcze…
A może o czymś zapomniałem? Może są jeszcze jakieś rzeczy, o których warto byłoby wspomnieć? A może z którymś z punktów zupełnie się nie zgadzasz?
Daj znać w komentarzu!
A tymczasem…
Czytalności!